Comparte tu agenda online con los horarios de citas de Google Calendar

3 min lectura
30 de May de 2022

Este año Google ha lanzado los horarios de citas de Google Calendar. Se trata de un software de reservas online de citas muy similar a los sistemas que alguna vez has usado con nosotros cuando nos has cogido una reunión. Es una característica premium, no está disponible para cualquier cuenta de Google.

Si usas Google Workspace deberás tener un plan superior a Google Workspace Business Starter, por ejemplo Business Standard.

Si usas una cuenta de gmail.com, puedes pasarte a Google Workspace y disponer de un correo con tu propio dominio o a Google Workspace Individual para seguir usando tu correo de gmail.com.

 

reserva de citas online con Google Calendar

Los horarios de citas van a sustituir con el tiempo al sistema de horas disponibles que se ha quedado un poco antiguo

El calendario de Google se convierte así en un sistema de agenda online para que cualquiera lo ofrezca a los clientes como una opción para crear una reunión.

La programación de citas es algo que puede ahorrar mucho tiempo cuando quieres coordinar la agenda para cerrar una reunión o programar una llamada. Lo que haces es enviar a la otra persona (o grupo si son varios) un enlace a tu programación de citas. Ellos comprueban su disponibilidad y en ese momento cogen la reunión en uno de tus huecos disponibles.

Empezar a usarlo es muy sencillo: sólo tienes que configurar la herramienta y al terminar tendrás una URL que será la que utilicen tus clientes para cogerte una cita.

La otra persona no necesita tener una cuenta de Google para reservar la cita en tu agenda online

La persona que realiza la reserva de cita no necesita una cuenta de Google. Cuando se hace la reserva de la cita en tu agenda online, el invitado recibe un email donde puede cancelar la cita o coger otra hora.

Para aprovechar al máximo la reserva de citas online con Google Calendar, puedes seguir estos consejos:

  • Deja espacio entre cita y cita. Si vas encadenando reuniones o llamadas acabarás por llegar tarde a alguna o no te dará tiempo a repasar tus notas después de una reunión.
  • Si usas el teléfono en vez de la videoconferencia de Google Meet, modifica las opciones del software de programación para incluir el campo teléfono en la solicitud de cita.
  • Bloquea espacios de tiempo en Google Calendar para que no esté disponible en las citas online. Para eso sólo tienes que crear una reunión en el intervalo de tiempo que elijas. También puedes usar la opción "Disponibilidad ajustada" de modo que puedes excluir un día festivo de las reuniones. Yo prefiero usar el calendario para eso, por bloques o poniendo el "Fuera de la Oficina".
  • Limita durante cuánto tiempo te pueden coger cita con la opción "Tiempo máximo antes de la cita con el que se puede reservar". Por defecto son 60 días, nosotros pensamos que 30 días es más que suficiente.
  • No permitas que te reserven una cita sin tiempo de antelación. Usa la opción "Tiempo mínimo antes de la cita con el que se puede reservar" y pon 6 ó 12 horas.
  • Coloca tu enlace de citas en la firma del correo electrónico y podrás mencionarlo en tus conversaciones como el "tu enlace para la reserva de citas"

Cómo empezar a usar la reserva de citas online en Google Calendar

Para poderlo utilizar tienes que estar en un plan de Google Workspace como Business Standard o superior. Tienes que ir a la configuración de Google Calendar y marcar la opción: "Crear horarios de citas en vez de horas disponibles."configuración de las citas online

En la vista principal del Calendario de Google, a la izquierda cuando hacemos clic en el botón Crear, aparecerá una nueva opción llamada "Configurar citas".

botón crear de Google Calendar

ejemplo horario de citas google calendar

Comparado con otros sistemas de agenda online, el de Google es muy sencillo. No tiene la opción de pagos online ni está conectado a una base de datos más completa para tener una trazabilidad de las comunicaciones. Quizá este sistema no sea para todo tipo de negocios. Habrá empresas que lo utilicen para todo y habrá otras que lo utilicen sólo para reuniones de tipo interno.

En cualquier caso nos parece algo que era necesario porque el otro sistema apenas tenía uso y el diseño era muy poco atractivo. Además evitamos tener que usar aplicaciones externas a Google o de pago como Calendly y Chilli Piper.

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