¿Quieres conocer cómo funciona Spanning Backup en acción? ¡Aquí te lo mostramos!

En este artículo, te mostraremos cómo funciona Spanning Backup, una herramienta que realiza copias de seguridad diarias de las aplicaciones de Google Workspace de manera totalmente automática, sin límite de espacio y con retención ilimitada. Su instalación es muy sencilla, ya que solo necesitas añadir el software y otorgarle los permisos correspondientes. No se instala nada en ningún ordenador, ya que todo se ejecuta en la nube.

Es importante mencionar que siempre utilizamos esta herramienta como segunda opción. Al restaurar archivos, correos y cualquier otro elemento de Google, siempre intentamos usar las herramientas que Google proporciona, ya que suelen ser más rápidas. Sin embargo, recurrimos a Spanning Backup cuando necesitamos realizar un tipo de restauración que Google no facilita por ejemplo si sufrimos un ataque de ransomware.

Restauración de correos electrónicos

Con Spanning Backup, puedes restaurar correos electrónicos de manera individual o en grupo. Para hacerlo, simplemente debes ir a la opción de restaurar, abrir el calendario y elegir un rango de fechas para buscar el correo. Una vez localizado el correo que deseas restaurar, puedes hacerlo en el buzón del propio usuario o de cualquier otro usuario. La restauración crea una etiqueta de correo con la fecha para que sea fácil de localizar.

Restauración de archivos de Drive

La principal ventaja de Spanning Backup frente a las herramientas que proporciona Google es que puedes navegar por los datos que vas a restaurar. Esto significa que puedes ver las carpetas y restaurar archivos individuales o carpetas completas. Puedes visualizar cómo estaba el árbol de carpetas en un día concreto, lo que hace que Spanning Backup sea único, ya que las herramientas que proporciona Google no permiten ver ni restaurar carpetas, solo permiten restaurar elementos individuales o todos los elementos.

La restauración de archivos puede llevar más o menos tiempo dependiendo del número de archivos y de cuánto tiempo hace que se hizo la copia de seguridad. También hay que tener en cuenta que Google tiene algunos límites para la subida de archivos: 750 GB al día por usuario y una cantidad máxima de archivos, aunque no especifica cuántos. Cuando planificamos una restauración, es preferible hacerlo por carpetas en lugar de seleccionar todo el árbol de directorios para evitar problemas.

La restauración crea una carpeta con la fecha en el nombre para que puedas localizar rápidamente los archivos restaurados. Aunque tienes la opción de restaurar en el mismo sitio donde se hizo la copia de seguridad y conservar los permisos, en mi experiencia, es mejor no hacerlo. En su lugar, esperamos a que se complete la restauración, revisamos todo y luego movemos los archivos a la carpeta compartida con los usuarios.

Si utilizas los documentos de Google, los archivos se restaurarán en el mismo formato, por lo que no tienes que preocuparte porque lo que era un documento de Office seguirá siendo un documento de Office, y lo que era un documento de Google seguirá siendo un documento de Google. Sin embargo, no se restaurarán las distintas versiones. Es decir, la restauración crea un archivo completamente nuevo.

Restauración de calendario y contactos

Al restaurar el calendario y los contactos, no tenemos la posibilidad de restaurar elementos individuales. Sin embargo, si lo que buscas es restaurar algún evento del calendario, puedes restaurar un calendario completo y luego editar el evento para cambiarlo de calendario.

La herramienta es tan fácil de usar que hasta los propios usuarios pueden hacerlo

Pocas soluciones de copia de seguridad permiten esta opción. Por defecto, cualquier usuario puede acceder a Spanning Backup y restaurar los datos a los que tiene acceso. Esto se puede desactivar, lógicamente, si lo que queremos es que solo el departamento de IT pueda acceder a la herramienta.

Conclusión

Spanning Backup no es el único software de copia de seguridad para Google Workspace que existe. Hay otras herramientas, pero ninguna es tan fácil de usar como esta. Las copias de seguridad se guardan en Amazon, de modo que si algún día ocurre algo en Google, siempre podríamos acceder a los datos. Tendríamos que tener muy mala suerte para que no estuvieran disponibles ni Google ni Amazon. Pero si eso te preocupa, Spanning también te da la opción de descargar los archivos o la información de una cuenta a tu ordenador. Quizás no sea algo que hagas de manera permanente, pero de vez en cuando, si quieres, puedes hacerlo.