¿Como hacer reuniones eficaces con Google Meet?

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Después de la entrada de ¿Cómo usar Hangouts Meet de Google? desde EADEA queremos ofreceros algunos consejos que hemos aprendido a lo largo del tiempo con Meet y sobre todo por la experiencia de más de diez años buscando una mejor eficiencia y mejor comunicación con los clientes.

Intentar acortar los tiempos de las reuniones

En un negocio o empresa, cada minuto cuenta, nuestro tiempo es importante, al igual que el de nuestros clientes, por ello, siempre intentamos que las reuniones sean breves y concretas, 20 minutos o menos suelen ser suficientes, aunque también intentamos ajustarlo a 10. Para aprovechar mejor el tiempo, sugerimos usar tiempos atípicos, esto es, para las reuniones de una o media hora, programarlas con 50 o 25 minutos respectivamente, además, hacerlas a horas que no sean múltiplos de 0 o 30, por ejemplo, comenzar una reunión de una hora a las 10.05 para terminar a las 10.55, así también mejorará la puntualidad de los asistentes.

Ser puntual y exigir puntualidad

Y hablando de puntualidad, si por cualquier motivo llegas tarde a la oficina para conectarte a la reunión, en lugar de molestar a los asistentes con que llegas tarde, o avisar para retrasarla ¿por qué no usar Google Meet? La aplicación siempre irá con nosotros en nuestro dispositivo, así que, te conectas usando datos, o llamando al teléfono y marcando el PIN de la reunión. Después, cuando llegues a la oficina, inicias tu equipo, te conectas desde tu navegador a videollamada y ya puedes apagar la del dispositivo. Aunque tal vez no sea necesario cambiarte y puedes terminar por el teléfono.

reunion con google meet

Organización y planificación

Al usar las reuniones de Meet junto al calendario de Google, por defecto nos llegará un aviso 10 minutos antes, que deben ser utilizados para ir terminando lo que estemos haciendo y para preparar el equipo con el que nos vamos a conectar. Pero ¿10 minutos son suficientes? Debemos pensar si es así, cuando nos conectamos desde el ordenador en el que estamos trabajando, o en cambio, necesitamos por ejemplo veinte minutos para desplazarnos a la sala de conferencias, que está en otro piso y que además tenemos que activar la pantalla grande y el equipo de sonido.

Conocer a nuestros clientes

¿Suelen usar videoconferencias? ¿conocen Hangouts Meet? ¿han tenido problemas de conectividad en otras ocasiones? Son algunas preguntas que debemos hacernos cuando vayamos a conectarnos con clientes o personas externas a nuestra empresa. Antes de organizar la reunión es conveniente comentarles el sistema que se va a utilizar para saber si lo han utilizado con anterioridad o necesitan ayuda de los miembros de tu equipo. También se puede sugerir una reunión previa, unos treinta minutos antes, para comprobar que no tienen problemas y tienen claro cómo hacerlo, comprobar que su equipo funciona correctamente, y el sonido llega bien. Así evitamos pérdidas de tiempo no deseadas durante la reunión. También aconsejarles que si en medio de la reunión tienen algún problema, pueden usar la llamada de voz mediante línea de teléfono tradicional (llamar al teléfono y marcar el PIN) o que si la conexión es lenta, apagar la cámara, porque tal vez el vídeo no sea necesario (recordad que es mejor comenzar la reunión con el vídeo para vernos las caras, sobre todo si todavía no nos conocemos).

De cara a la planificación, es una buena práctica ir conectándonos unos minutos antes a Google Meet, sobre todo, si nosotros somos los anfitriones, así podremos aprovecharlos para probar la imagen, el sonido y sobre todo la puntualidad.

Orden del día y notas de la reunión

Debemos tener claro los objetivos de la reunión, al usar Calendar, en la convocatoria recomendamos escribir de qué se va hablar o un planning, incluso usar un documento de Google y compartirlo con los asistentes, así todos podremos colaborar y escribir y tomar notas en vivo, que además, el tener todos acceso, ya no tendremos que escribir un correo posterior con un informe de lo tratado, porque ya lo habremos creado sobre la marcha. El tiempo es importante. Mientras escribimos las anotaciones, si hay que planificar tareas al ponerlas en el documento, es importante indicar quién va a realizarlas, estimación de la fecha de realización y el esfuerzo que tendrá llevarla a cabo.

Planificaciones previas y posteriores

Cuando la reunión es continuación de una anterior, es importante dedicar al menos cinco minutos a repasar las tareas y puntos pendientes de la sesión pasada. Podemos aprovechar los primeros minutos antes de empezar o a modo de conclusión, pero no olvidar hacerlo.

En los últimos cinco o diez minutos debemos ir concluyendo, si no, será imposible acabar a tiempo y apurar este tiempo en, si va a haber otra sesión, planificar la fecha, aprovechando que están todos los presente conectados facilitando esta tarea, que en muchas ocasiones puede ser difícil cuadrar, cadenas interminables de correos y llamadas de coordinación. Aunque este problema se puede solucionar usando el resto de herramientas de G Suite, como las horas disponibles de Calendar o los Formularios de Google, pero esto lo veremos en otra entrada.

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