Cómo mover archivos inamovibles desde una carpeta compartida a una Unidad Compartida

¿POR QUÉ OCURRE?

Al intentar mover una carpeta compartida, puede que te encuentres con un error. Esto pasa porque a veces hay archivos o carpetas dentro de ella que vienen de cuentas de Google que no son de tu empresa. Pueden ser archivos de cuentas personales (como una dirección @gmail.com) o de personas en otras organizaciones.

Google hace esto como medida de protección para evitar problemas de propiedad y acceso a la información cuando los archivos se mueven entre diferentes entornos.

Google ofrece artículos de ayuda que detallan las limitaciones al trasladar archivos: Documentación de Google sobre el error

REQUISITOS PREVIOS

Antes de empezar, necesitarás algunas cosas:

1. La hoja de cálculo con la herramienta (Script)

   Necesitas hacer una copia de una Hoja de Cálculo de Google que contiene la herramienta especial.

   Una vez abierta, ve a "Archivo > Hacer una copia", dale un nombre que recuerdes y guárdala en tu Google Drive.

2. Hacer una copia de seguridad (Recomendado)

   Aunque la herramienta es segura, siempre es una buena práctica hacer una copia de seguridad de los documentos importantes antes de realizar cambios significativos por si ocurre algún problema.

   Si no sabes cómo hacerlo, al final del documento te explicamos varias formas: Copia de Seguridad

3. Permisos necesarios

   Debes ser administrador de Google Workspace en tu organización o, como mínimo, tener permisos tanto en la carpeta que quieres mover como en la Unidad Compartida de destino.

PASOS A SEGUIR

Paso 1: Importar la lista de elementos en la hoja de cálculo

1. Descarga la lista de errores desde Drive

   Cuando intentes mover la carpeta en Google Drive y aparezca el mensaje de error, busca y haz clic en el botón que dice "Descargar lista de elementos (CSV)". Esto guardará un archivo en tu ordenador con la lista de los archivos que están causando el problema.

   

2. Importa el archivo CSV a tu hoja de cálculo

   Abre la copia de la hoja de cálculo y ve a "Archivo > Importar". Tras clicar, en la ventana que aparece, ve a la pestaña "Subir". Arrastra el archivo CSV que acabas de descargar o haz clic en "Seleccionar un archivo de tu dispositivo" para buscarlo.

   En las opciones de importación, donde dice "Ubicación de importación", asegúrate de elegir "Reemplazar la hoja actual". Finalmente haz clic en "Importar datos" y la hoja se llenará con información sobre los archivos problemáticos.

   

3. (Opcional) Agregar dominios adicionales de tu propia organización

   Si tu empresa maneja varios dominios como y quieres que la herramienta los reconozca como internos puedes añadirlos de la siguiente forma.

   Primero ve al script en tu hoja de cálculo pulsa en "Extensiones > Apps Script" se abrirá una ventana con el código de la herramienta y busca cerca del inicio del código una línea parecida a:

   const ADDITIONAL_DOMAINS = [‘example1.com’, ‘example2.com’];

   Luego, dentro de los corchetes incluye los demás dominios de tu empresa cada uno entre comillas simples y separados por una coma. Guarda los cambios en el editor de Apps Script pulsa en el icono de guardar y luego cierra la pestaña

Paso 2: Clicar en “Transferir Archivos” y esperar

1. Ejecuta la herramienta

   En tu Hoja de Cálculo (donde importaste el CSV), busca en el menú superior "Utilidades Script". Haz clic en ella. En el menú desplegable, selecciona la opción "Transferir Archivos".

2. Darle los permisos (la primera vez)

   La primera vez que uses la herramienta, Google te pedirá permiso para que pueda acceder a tus archivos y realizar cambios. Aparecerá una ventana de "Autorización necesaria". Haz clic en "Continuar". Elige tu cuenta de Google.

   Es posible que veas una advertencia: "Google no ha verificado esta aplicación". Esto es normal para scripts personalizados. Haz clic en "Permitir todo" y “Continuar”.

   

3. Espera a que termine

   Una vez concedidos los permisos, al seleccionar "Transferir Archivos", aparecerá un mensaje indicando que la herramienta está trabajando. Ten paciencia, este proceso puede tardar varios minutos, especialmente si hay muchos archivos.

Paso 3: Revisar que todas las casillas de estado y repetir los pasos 1 y 2 con las subcarpetas de tu propiedad

1. Comprueba los Resultados

   Cuando la herramienta termine, verás que se ha llenado una nueva columna "Estado". Idealmente, todas las filas deberían mostrarse rellenadas, pero si hay demasiados archivos o niveles el código se habrá parado antes de terminar por lo que no estarán todos.

   

2. Verifica en Google Drive

   Ve a tu Google Drive. Se habrá creado una nueva carpeta llamada "Traspaso a Unidad Compartida [Fecha]". Dentro estarán los archivos que pertenecen a los usuarios externos.

   Ahora, la carpeta original que querías mover debería tener sus archivos limpios de propietarios externos. Intenta moverla de nuevo a la Unidad Compartida deseada.

3. (Opcional) No se han cambiado todas las propiedades

   Si algunas filas en la columna "Estado" están vacías, será necesario ejecutar el código nuevamente. Si después de marcar todas las casillas aún no puedes mover todos los archivos, intenta repetir el proceso con las subcarpetas.

   Intenta obtener un nuevo archivo CSV del error específico de la subcarpeta e importa esa nueva lista a la hoja, luego ejecuta "Transferir Archivos" de nuevo. A veces, con estructuras de carpetas complejas, es necesario procesar por partes

CONSEJOS

• Los enlaces de las carpetas cambian: Cuando mueves carpetas y archivos a una Unidad Compartida, los enlaces para acceder a ellos cambian. Si tenías estas carpetas compartidas con otras personas, necesitarás obtener los nuevos enlaces desde la Unidad Compartida y volver a compartirlos.

• Planes de Google Workspace y Unidades Compartidas: Todos los miembros necesitan un plan de Google Workspace Starter o superior para ser miembros de una Unidad Compartida. Si un usuario tiene un plan inferior o una cuenta personal, solo se le podrá dar acceso a carpetas o archivos específicos dentro de la Unidad Compartida, pero no ser miembro de la Unidad en sí con plenos derechos.

• Permisos Clave: Recuerda, es fundamental que el usuario que realiza estos pasos sea administrador de Google Workspace o tenga los derechos adecuados para mover y cambiar la propiedad de archivos y carpetas en Google Drive y en las Unidades Compartidas.

COPIA DE SEGURIDAD

1. Descargar la carpeta directamente

   Si tienes permiso de Lector o superior en la carpeta compartida, la forma más sencilla de hacer una copia de seguridad es descargarla directamente a tu ordenador.

   • Abre Google Drive.

   • Localiza la carpeta compartida que quieres respaldar (puede estar en "Mi unidad" si la has añadido, o en "Compartido conmigo").

   • Haz clic derecho sobre la carpeta y selecciona "Descargar".

   • Google Drive comprimirá la carpeta en un archivo .zip y comenzará la descarga.

   • Guarda el archivo .zip en una ubicación segura de tu ordenador o en un dispositivo de almacenamiento externo.

2. Usar Google Takeout

   Google Takeout es un servicio que te permite exportar tus datos de varios productos de Google, incluido Drive.

• • Ve a takeout.google.com e inicia sesión con tu cuenta de Google.
  • En la sección "Selecciona los datos que quieres incluir", haz clic en Desmarcar todo.
  • Busca y selecciona Drive. (Por defecto, se incluirá todo el contenido de tu Drive). Haz clic en Se incluyen todos los datos de Drive.

  • Elige la opción de seleccionar carpetas específicas y selecciona la carpeta compartida que deseas respaldar. Es importante que la carpeta compartida esté añadida a "Mi unidad" para que aparezca en esta lista. Si no es así, primero dirígete a "Compartido conmigo", haz clic derecho sobre la carpeta y selecciona "Añadir acceso directo a Drive" o "Añadir a Mi unidad".

  • Haz clic en "Aceptar", desplázate hacia abajo y haz clic en "Siguiente paso".

  • Selecciona el formato de archivo para la exportación (habitualmente .zip o .tgz), la periodicidad de la exportación (realizar una exportación única o programar exportaciones regulares) y el destino (enviar un enlace de descarga por correo electrónico, añadir a Drive, Dropbox, OneDrive o Box).

  • Haz clic en "Crear exportación".
  • Google preparará tus archivos y te notificará cuando la descarga esté lista (esto puede tardar desde minutos a horas, dependiendo del tamaño).

POSIBLES ERRORES

• No sucede nada al hacer clic en "Transferir Archivos":

  • Si al hacer clic en la opción de "Utilidades Script" no ocurre nada, o el menú no se despliega, puede ser un problema con la carga inicial del script. Prueba esto:

    1. En la Hoja de Cálculo, ve a "Extensiones > Apps Script".

    2. En el editor de código que se abre, busca en el panel izquierdo la función principal.

       

    3. Haz clic en el botón "Ejecutar" y ya puedes volver a la Hoja de Cálculo e intenta usar el menú personalizado de nuevo

• Si no ves el botón "Utilidades Script" (o el menú personalizado de la herramienta):

  • A veces, si la pantalla tiene mucho zoom, algunos menús pueden ocultarse. Prueba a pulsar "CTRL + -" (en Windows/ChromeOS) o CMD + - (en Mac) para alejar el zoom en tu navegador.